Kaum ein Veranstalter wird alle Bereiche eines Events von der Planung und der Durchführung vollständig selber erbringen können. Reelmäßig werden bei einem Event die Leistungen von Dritten in Anspruch genommen, welche z.B. als Eventagentur, Caterer, Zelt- und Ausrüstungsverleiher, Ticketer oder Künstler tätig sind. Sobald und soweit diese auf Weisung des Veranstalters habndeln und mit personenbezogenen Daten in Kontakt kommen,  handelt es sich dabei um Auftragsverarbeiter gem. Art, 4 Nr. 8 DSGVO.

Die Eventagentur erhält z.B. bereits im Vorfeld der Veranstaltung die Namen und Adressen und Kontaktdaten der Teilnehmer, um diese einzuladen. Sie ist damit Auftragsverarbeiter des Veranstalters. Der Veranstalter sollte daher unbedingt mit der  Eventagentur einen Vertrag über die Auftrgasverarbeitung gem. Art. 28 Abs. 3 DSGVO schließen.

Nutzt die Eventagentur zur Durchführung dieser Tätigkeit z.B. die Leistungen einer Druckerei, so ist diese, wenn sie auf Weisung der Eventagentur arbeitet, ebenfalls Auftragsdatenverarbeiter. Die Eventagentur sollte daher auch mit der Druckerei einen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag schließen.

Für die Leistungen des Catering-Unternehmens sollte dagegen keine Notwendigkeit zum Abschluss eines Auftragsdatenverarbeitungsvertrags bestehen, da dieses regelmäßig keine personenbezogenen Daten über die Teilnehmer erhält, sondern (nur) für eine bestimmte Anzahl von Gästen Essen und Trinken bereitstellen soll.

Zu den Auswirkungen der DSGVO und des (neuen) BDSG auf den Eventbereich und bei der Erstellung und Nutzung von Verträgen zur Auftragsdatenverarbetung berate ich Sie gerne.

Rechtsanwalt Volker Tinnefeld ist auch als externer Datenschutzbeauftragter tätig und kann Sie unterstützen und beraten.