Regelmäßig muss bewiesen werden, dass ein bestimmtes Dokument dem Vertragspartner auch tatsächlich zugegangen ist. Dies gilt insbesondere für Rechnungen und Mahnungen aber auch für alle anderen (schriftlichen) Bestätigungen, Kündigungen etc.

Den Beweis hat dabei regelmäßig derjenige zu führen, für den der Zugang positiv wäre. Nur in Ausnahmefällen gilt eine Umkehr dieser Beweislastregel.

Der Zugang eines Schreibens beim Empfänger kann bewiesen werden durch:

• Zeugen

Ein Zeuge kann die Übergabe des Schriftstücks an den Empfänger oder den Einwurf in den Briefkasten bestätigen. Hierüber sollte der Zeuge sich eine kurze Notiz machen und diese sicher verwahren. Ideal wäre es auch, wenn der Zeuge Kenntnis vom Inhalt des Schriftstücks hätte.

• Gerichtsvollzieher

Schriftstücke können auch vom Gerichtsvollzieher überbracht werden. Der Gerichtsvollzieher behält eine Kopie des zuzustellenden Schriftstücks und kann so auch den Inhalt des Schriftstücks bestätigen. Eine Zustellung durch den Gerichtsvollzieher kostet aber Geld und in aller Regel auch Zeit.

• Briefpost

Ein normaler Brief kann, muss aber nicht beim Empfänger ankommen. Der beweis des Zugangs kann durch einen normalen Brief nicht geführt werden.

• Einschreiben

Ein (einfaches) Einwurfeinschreiben hat kaum Beweiskraft. Hiermit ist im Zweifel nur bewiesen, dass ein (leerer?) Briefumschlag (irgendwo?) eingeworfen wurde. Weder der Inhalt, noch der Ort des Einwurfs sind nachprüfbar.

• Einschreiben mit Rückschein

Durch Verwendung eines Einschreibens mit Rückschein kann der Beweis geführt werden, dass ein Briefumschalg in einen bestimmten Briefkasten eingeworfen wurde. Es bleibt also das Problem, den Inhalt des Schreibens zu beweisen. Hierfür sollte eine dritte Person als Zeuge vom Inhalt des Schreibens Kenntnis nehmen, das Schreiben in den Briefumschlag stecken und als Einschreiben mit Rückschein bei der Post aufgeben.

• Empfangsbestätigung

Dem Schreiben kann eine Empfangsbestätigung beigefügt werden, welche der Empfänger unterschrieben wieder zurückschicken soll. Dabei ist es wichtig, den Inhalt Schreibend in der Empfangsbestätigung kurz aber zutreffend zu beschreiben.

• Fax

Es gibt inzwischen Rechtsprechung, welche davon ausgeht, dass durch ein Fax mit ok-Vermerk auf dem Sendeprotokoll der Zugang nachgewiesen ist bzw. zumindest der Empfänger dann bewweisen müsste, dass das Fax trotzdem nicht bei ihm leserlich angekommen ist.

• E-Mail

Eine E-Mail auch mit Lesebestätigung reicht kaum aus, den Zugang zu beweisen.

Je nachdem, wieviel Zeit und Geld man invetsieren will und wie "hart" man den Empfänger angehen will, sollte man die Methode der Übermittlung wählen. Sinnvoll kann auch eine Kombination aus mehreren Methoden sein.